【企画書テンプレート付き】BtoB企業がウェビナーを成功させる企画書の作り方！

セミナーという言葉よりも最近ウェビナーという言葉を多く耳にしませんか？ウェビナーとは文字通りWEB上で行うセミナーを指します。なぜBtoB企業がウェビナーに取り組むべきかを簡単に紹介しながら、企画、開催までの流れを説明していきます。

・リード獲得ができる
セミナーにも共通して言えることですが、まずはここが1番大きなメリットです。参加する＝自社について興味を持ってくれているユーザーが参加しています。
自社サービスに興味を持ってくれているユーザーにしっかりとリーチを行うこともできますし、現在ニーズが顕在化していない潜在ユーザーに対しても早期の接点を作る事ができます。早期の接点を持つことで、競合他社よりも早くアプローチすることもできます。内容次第ではウェビナー後直接商談化することもあります。

・既存リードの育成（リードナーチャリング）
長期にわたるリードの購買プロセスが長期化していることから、現在では長期に渡ってリードをフォローし続ける必要があります。しかし、営業担当が継続的にフォローし続けるのには限界があります。SNSやメールなどでフォローすることもできますが、ウェビナーはコミュニケーションが取りやすく、最もリードナーチャリングに適していると言えます。

・今までアプローチできなかったユーザーにアプローチできる
皆さんも経験があると思いますが、場所が原因でイベントやセミナー参加を断念したことはないでしょうか？ウェビナーの場合はWEB上で開催されるので場所に囚われる事なくユーザーにアプローチが可能です。WEBでの参加になりますので、ユーザーが気軽に参加できるところもまた利点です。

・質のいいセミナーを開催できる
セミナーの場合は登壇者が多く発言し、参加者はその内容を聞いているという形式が多いです。その中で質問コーナーを設けられる事がありますが、多くの参加者の中から発言して質問をするというのはハードルが高いです。ウェビナーの場合チャット機能などもあり質問の見える化がしやすいです。タイムライン形式で質問が流れれば、ユーザーの疑問点がすぐにわかりますので、ウェビナーの進行もしやすくなり、質のいいセミナーを開催できます。

・コストが削減できる
前述しましたがウェビナーの場合は会場がWEBになるのでリアルでの会場が必要ありません。ですので会場費を節約でき当日前後の設営などのフローもなくなり、開催が簡単になります。会場費だけではなく、会場を使う場合は多くの人員が必要になりますので、人件費も削減できます。

・ブランド力の向上
ウェビナーに参加者には自社を知るユーザー、知らないユーザーそれぞれが参加しています。ウェビナーの中でユーザーの求めているであろう有益な情報を伝える事ができれば、自社ブランドのイメージ向上に繋がります。ですので、しっかりとユーザーが求めているであろう情報を分析し、いかに有益な情報を提供できるかがカギとなります。

・参加者の離脱がしやすい
ウェビナーの場合はオンラインなので、参加者の集中力が切れやすいです。開催側から参加者の様子は見えないため、「この内容、面白くないな」と思われてしまうと参加者は他のことを始めたり、退出してしまいます。セミナーの場合は途中で退出すると目立つため、あまりありませんが、ウェビナーの場合は登壇者が参加者の顔を見ることはできないため、興味がない内容だとすぐに離脱してしまいます。離脱されない工夫が必要です。

・会場の雰囲気を読みづらい
セミナーの場合は参加者の表情や雰囲気を見ながら進行する事ができます。しかしウェビナーの場合はカメラをONにする参加者は少ないため、ペースがつかみづらいのが特徴です。参加者に時折質問を投げかけ、チャットで回答してもらうなどして、雰囲気を掴みましょう。

ここまで簡単にウェビナーのメリット、デメリットについて紹介を行ってきました。メリットデメリットを把握しながら、より良いウェビナーを開催できるようにしましょう。次にウェビナーの企画について紹介していきます。

ウェビナー企画書テンプレート

こちらのテンプレートを基にこれから紹介する内容を踏まえて作成しましょう。

・5W2Hでウェビナーの内容を決める
ウェビナーについてももちろんですが、企画する際には企画の軸が必要になります。今回は5W2Hに当てはめて企画を考えていきます。

・ゴールは何なのか目的やKPIを決める
ウェビナーを開催する事で、何を目的とするかを決めましょう。この目的が曖昧であると全てが崩れてしまいます。ウェビナーの内容や自社の方向性に合わせてしっかりと決めるようにしましょう。

・リード獲得
・ナーチャリング
・ブランド力向上
など。

・参加してほしいターゲット（ペルソナ）を設定しよう
企業がウェビナーを開催する目的の最終ゴールは基本的に顧客獲得です。目的を達成する上で長い道のりと短い道のりがあるとすれば当然短い道のりを全員が選びます。それと同様に、顧客獲得までのプロセスは短い方が良いですよね。そのためにはターゲット（ペルソナ）の設定が重要になります。
いかにターゲットの人物像を具体化できるかがポイントです。BtoB向けのペルソナには以下のような内容が挙げられます。

例：自社が広告代理店の場合
・役職：社内裁量権のある人、社長、常務、
・業種：BtoB向け
・業務内容：SaaS
・業績：年商1億以上
・企業課題：社内で開発しているSaaSの契約数を増やしたい
これらの内容に当てはめてターゲットをしっかりと選定しウェビナーを開催する事で、その後の顧客獲得までのプロセスが短くなります。こちらも自社で共有し、なるべく購買意欲の高いユーザーにアプローチできるようにしましょう。

・セミナーはどんな内容にするか
目標とターゲットが決まったら、次は内容です。ターゲットのニーズに沿った内容でウェビナーを進める必要があります。例として弊社の「BtoB向け広告運用代行」について紹介します。

BtoB広告運用代行「Anyba AD」サービス説明資料

このような資料を作成し、資料に沿ってプレゼンテーションを行うのもまた一つの手法です。内容を決める際に気をつける点としては、テーマを絞り、深く掘り下げる事です。ウェビナーには新しい情報を求めて参加します。ありきたりな情報ではすぐに飽きられてしまい、ユーザーが離脱してしまいます。自社コンテンツとの関連性のあるテーマを選択し、内容を掘り下げていきましょう。他にも登壇者を増やして対談形式で行うこともあります。自社の目的に合わせてこちらもコンテンツを決めましょう。コンテンツとしては以下が挙げられます。
・一方通行：資料など見ながらプレゼン、録画したものを流す
・双方向：対談形式や視聴者参加型
自社コンテンツとユーザーのニーズを考えながら、飽きられないコンテンツを考えましょう。

・配信場所、ツール
ウェビナーを開催する際にはZoomなどのWEB会議ツールを使用します。参加人数など用途に合わせてツールを選定しましょう。また、配信の際には配信場所を選定する必要があります。参加者から見て違和感のない場所か、通信環境は整っているかなどの条件を元にして、配信場所も選定しましょう。

・適正な時間
ウェビナーに関係する時間全てを決めましょう。時間については以下が挙げられます。

・配信日程
どの時間帯に配信をするのか、とても重要な項目です。時間帯の設定で参加率は大きく変わります。昼の12時に開催されると言われても参加はしづらいですよね。
応募時間に関しては午前10時〜11時の参加率が高いというアンケート結果があります。
↓引用元サイト「マケフリ」ウェビナーの調査結果まとめ
https://makefri.jp/event/8214/#46

・配信時間
どの時間帯が参加率が高いかを調べ、その時間で開催できるようにしましょう。配信時間の適正は大体60分とされています。開催時間が長すぎると参加者の集中力が削がれやすいので、簡潔にして開催しましょう。

・集客はいつから行うのか
最低でもウェビナーの2週間前から集客を始められるように予定を組みましょう。ウェビナー参加者の多くは1週間前に参加の意思決定をする事が多いという結果がありますが、1週間よりも前に開催のお知らせを目にし、検討している時期もあるので、開催の2週間前には集客に取り組みましょう。

・ウェビナーの伝え方の工夫
前述しましたが、ウェビナーは参加者の表情や雰囲気が掴みづらく進行が難しいです。そして参加者は離脱しやすい為、情報の伝え方には工夫が必要です。ではどのように伝えていくのかを紹介します。

・ウェビナーのタイムラインを作る
どんな内容、手順やテーマで、話を進めるのかを知っている状態で聞けるのは安心感があります。ある程度内容を想像しながら話を聞くこともできるので、参加者側も内容を掴みやすくなります。タイムライン化する事で時間の管理がしやすくなり、主催者側も円滑にウェビナーを進行する事ができます。

・チャット、アンケートのリアルタイム化
最近のテレビやYoutubeなどでも見かけますが、チャットやアンケート欄をタイムライン化し同時に流すことで、参加者側に参加意識が芽生えます。主催者側がチャットの内容を読み上げることにより、一層一緒にウェビナーを開催しているんだという意識も生まれ参加者の集中力が高まります。参加者の雰囲気も掴みやすくなるので、おすすめです。

・カメラワークの工夫（定点はなし）
テレビ番組を見ているとわかりますが、ずっと同じ位置が写っているということはほとんどありませんよね。それも1つの手法で、写す場所を変えるとで画面に変化をもたらし、自然と見ている側が飽きないようになっているのです。対談形式なら人を写し変えたり、資料を見せながらのプレゼン形式なら、資料と登壇者を要所で写し変えたりするなどの工夫が必要です。

開催する側になるとどうしても参加者側の立場になって考えることを忘れがちですが、参加者目線に立って考えて伝える事ができれば必ず成功すると思います。

・開催による費用はどのくらいか
リアルのセミナーと比較した場合コストは低くなる事が多いですが、ウェビナーといえどもちろんコストがかかります。開催方法を元にどの程度かかるのかを洗い出しおおよその予算を組みましょう。コストがかかるであろう項目を紹介します。

・配信ツール：参加者が多い場合は課金が必要になる

・会場費：撮影場所などによっては必要

・広告費：ウェビナー開催のお知らせにかかる費用。SNS広告なども挙げられる。

・撮影スタッフなどの人件費

・ゲストなどを呼んだ場合などの報酬
こちらはあくまで一例ですが、これらの項目などでコストが発生するでしょう。自社で開催する際はどの程度かかるか、計算しましょう。

ウェビナーを開催する際には当然集客を行う場合があります。集客にはどのような方法があるか紹介していきます。

・メルマガ：既存リードの育成（ナーチャリング）につながる

・Facebook/Instagram広告
これらの広告では自社の顧客リストをアップロードする事で顧客に類似（似た）ユーザーに情報を配信することが可能です。類似ユーザーですので、リード、成約に繋がりやすいユーザーに広告を配信する事ができます。他には自社サイトに訪問した履歴情報などを元に広告を配信することもできます。比較的リードしやすいユーザーに広告を配信できることが特徴です。

・Twitter広告
こちらの大きな特徴としては2次拡散が期待できるという点です。広告配信によりコストがかかりますが、ユーザーによるリツイートに関してはコストがかからないので、コストを抑えたまま情報を拡散できます。

・SNSによる発信
会社用や個人のアカウントを通じてウェビナーについて発信する事ができます。もちろん目にするのはアカウントのフォロワーのみなので、情報の発信力はフォロワーの数に影響されます。

・プレスリリース
こちらも依頼してコストがかかるものになります。一度の配信で数百のメディアに発信する事が可能です。

・オフライン
チラシやDM（郵便やハガキなど）、FAXなどがあります。

これらの手法で最低でも2週間前には集客を開始できるように準備しましょう

ウェビナーを開催する際にはバナーが基本的に必要になります。バナーはWEB上のコンテンツを紹介する画像の事です。ウェビナー開催の際にはどんな内容なのか、登壇者や開催日時などを入れたバナーを作成し、載せることでウェビナーのイメージを伝える事ができます。
基本的にバナーをゼロから作ることは難しいです。そして外注をする場合は必ずバナーの制作費がかかる場合がほとんどです。ですが、弊社の「Anyba AD」でしたら広告運用、バナー制作費は無料で作成できます！
1,000枚を超えるBtoB向けバナーをそれぞれ分析した「Anyba AD」でのバナー作成なら間違いなく集客のお力になれます。

バナー作成はただ作れば良いというものではないので、しっかりと分析、仕組みを理解しているところに作成してもらう事が一番です。

開催が近づいてきたら、参加予定の方々にフォローアップが必要になります。ここでのフォローアップをするかしないかでウェビナーの参加率は大きく変わります。ウェビナーはその気軽さ故に参加率が低くなりがちです。ではどのようフォローアップをすべきなのかを紹介していきます。

・申込時にフォローアップ
申込の際に大半は参加確認のメールなどを送ると思いますが、申込をしたページやフォーム事態に注意喚起の文章をつけます。「迷惑フォルダーへ振り分けられる場合がありますので、ご確認ください」「1日以内に参加確認のメール、開催の前、当日にメールを送らせていただきます」などの文章を入れるようにしましょう。この文章を付け加えるだけでユーザーの意識が変わります。

・前、当日にリマインドメールつけ
上記の注意喚起にも書きましたが、リマインドのメールを送りましょう。参加者の中には単純参加を忘れている人もいるので、リマインドメールを送ることで防止できます。

・参加方法のURLなど参加の仕方をメールの内容に入れる
例えばZoomを使ったウェビナーを開催する際にはZoomの参加方法などのURLを共有しましょう。社内で参加方法を画面収録した動画を共有するなども効果的です。参加方法のテンプレート文を用意するなど、参加方法がわからない人がいることを前提として準備しておくと柔軟に対応できます。

ウェビナー開催時には多くのトラブルが起きます。一番起きるのは音声トラブルです。音声トラブルを想定し、注意喚起のテンプレート文を用意しましょう。例文を紹介します。

“当ウェビナーは、ウェビナー事務局も常時音声聞き取りテストを行なっております。トラブルが発生した場合、事務局員から皆さまにアナウンスいたします。アナウンスがなかった場合、お客様の受信環境に起因している可能性が高いと思われます。音声トラブルの原因は、以下が考えられますので、ご確認ください。”

・イヤフォンの接続
・デバイスの音量設定
・通信環境

こちらも必ず起きるものだと思って用意しましょう。他にも懸念点があれば事前に起きるものだと思って準備を行いましょう。

ここが一番重要です。ここで失敗すると全部水の泡になってしまいます。ではウェビナー後のフォローアップではどのように行うべきか紹介していきます。

・アンケートの設置
実際の参加者の生の声を聞きましょう。もちろんウェビナーについてのアンケートも大事ですが、最終ゴールである顧客獲得のためのアンケートも入れましょう。例えば「現状の企業課題はなんですか」、「当社のサービスで気になったものはありますか」など。参加していただいた方に対して1件でも多く商談化できるよう心がけましょう。アンケート回答をしてくれない場合も考えられるので、アンケート回答特典などを用意しておくのも良いでしょう。特典としてはホワイトペーパーなどのお役立ち資料などが挙げられます。

・お客様をしっかりと分ける
参加者の中にはニーズが顕在化したお客様、まだ潜在層のお客様などに分かれます。ニーズが顕在化していたり、検討をしているお客様にはしっかりとアプローチを行い、商談化する。まだ検討もしていないお客様には有益情報の提供を行い、ブランドイメージアップに繋げましょう。

・ウェビナー後のメール配信
こちらについては大きく2つに分かれます。1つ目は参加していただいた方へのお礼メールです。サービスの案内なども載せながら資料なども添付して送りましょう。2つ目は参加されなかった方へのメールです。参加されなかったからといって変に詰めるのではなく、次回セミナーのご案内なども添えて、少しでもブランドイメージアップできるようにできる限りの感謝の言葉を伝えましょう。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。いかがでしたでしょうか。BtoB向けウェビナーということで弊社の記事が読んでいただいた方のお役に少しでも立てれば幸いです。最後に弊社が作成したウェビナー企画について紹介させていただきますので、こちらも参考にしていただいてウェビナー企画を作成しましょう。

ウェビナー企画書テンプレート